Принцип пирамиды: Подтвердите, что вы не робот

Содержание

Принцип пирамиды. Краткое содержание книги Б. Минто

Помогите читателю — структурируйте мысли в форме пирамиды

При подготовке документа многие представляют его будущее содержание, но не имеют конкретного плана — что сказать и как это сформулировать. Они просто начинают писать, надеясь, что структура возникнет сама по себе. Итог — беспорядочное повествование, в котором придётся разбираться читателю.

Разум предпочитает порядок. Даже случайные данные он расставляет в определённом порядке.

Пример. Древние греки видели в скоплениях звёзд фигуры животных, а не беспорядочные точки.

Читая, человек автоматически пытается расставить информацию в форме пирамиды, фундамент которой — обоснования и аргументы, подтверждающие выводы. В этой форме читателю проще «переварить» информацию.

Пример. «Сиденья были холодные. Я чуть не ввязался в драку. Италия проиграла. Это был действительно ужасный футбольный матч». Такой «рассказ» очень плохо структурирован, поскольку ключевая мысль указывается только в конце.

По структуре пирамиды сначала вводится обобщение, а затем приводится аргументация. Вышеприведённый рассказ легче понять, если структурировать его иначе.

Пример. «Это был действительно ужасный футбольный матч: холодные сидения, я чуть не ввязался в драку, и Италия проиграла».

Группируйте похожие идеи, а затем выражайте каждую группу одним предложением

При построении пирамиды используйте подход «снизу вверх»: сначала перечислите все тезисы, группируя те, что приводят к одному заключению. Затем выразите каждую группу одним предложением. Каждое такое обобщение — верхушка пирамиды.

Повторите процедуру для остальных групп. В итоге основная мысль всего документа будет выражена одним предложением. Ваша пирамида готова.

Пример. Тезисы «наша клиентская база растёт», «каждый клиент покупает больше» и «мы увеличили наши цены», можно выразить одним предложением: «объем наших продаж растёт». Затем можно сгруппировать это обобщение с другими, например, с «наши постоянные издержки снижаются» и «наши переменные затраты снижаются», и выразить эту новую группу общим предложением: «наши доходы растут».

Группировка и обобщение — это просто, но нужно придерживаться основных правил:

Любая мысль, выраженная в пирамиде, должна быть кратким описанием сгруппированных тезисов. Никогда не используйте такие бессмысленные обобщения, как «существует три причины выхода на рынок Австрии». Это лишняя писанина, так как автор не потрудился обобщить три причины для читателя.
Тезисы в любой группе должны быть логически похожи и находиться на одном уровне абстракции. То есть группа не может состоять из «яблок», «фруктов» и «стола»: яблоко и стол логически не похожи, а «фрукты» — это абстрактный термин, относящийся к более высокому уровню пирамиды.

Обоснования: делайте выводы из цепочки данных методом дедукции

Любое обобщение в пирамиде должно вызывать вопрос у читателя, ответ на который даётся позднее. Ответ формулируется методом дедукции.

Дедукция — это процесс рассуждения, при котором делаются выводы из допущений.

Пример. Из допущений «все люди смертны» и «Голиаф — человек» следует вывод о том, что «Голиаф смертен». Затем можно обобщить весь процесс дедуктивного рассуждения: «Голиаф — человек, он смертен».

При рекомендациях используйте обратный порядок дедукции.

Пример. «Мы должны нанять кандидата, который умеет читать. Кандидат А умеет читать. Следовательно, мы должны нанять кандидата А». Так порядок допущение-допущение-вывод утаивает главную информацию до конца. Рекомендации обычно выигрывают от обратного порядка: «Мы должны нанять кандидата А, поскольку нам нужен тот, кто умеет читать, а он умеет».

Несмотря на то, что дедуктивное рассуждение — прямолинейный и естественный процесс, его не стоит использовать в сложной аргументации, где необходимо несколько уровней обоснований для подтверждения допущений.

Если пытаться обосновать вывод сложного документа посредством дедукции, первое допущение, скорее всего, будет иметь несколько уровней обоснования, через которые читатель должен будет «пробираться», чтобы подойти ко второму допущению. Такой логике очень трудно следовать.

Обоснования: делайте выводы из группы похожих тезисов методом индукции

Если обобщение в пирамиде нельзя подтвердить дедукцией, используйте более творческую форму рассуждения — индукцию. Индукция делает вывод из набора идей, в некотором смысле похожих.

Пример. Вывод «Эйнштейн был гением» подтверждается такими обобщениями, как «изучал теорию относительности», «исследовал гравитацию» и «изучал космологическую постоянную».

При индукции логический порядок аргументов не столь очевиден, как при дедукции. Чтобы сделать мысль интуитивно понятной читателю, порядок должен определяться основой группировки. Если вы сгруппировали части целого, например, подразделения компании, расположите их на основе их структуры, подобно структуре организации.

Используйте принцип MECE (принцип взаимно исключающих, совместно исчерпывающих положений). То есть подразделения компании не будут дублировать функции в нескольких подразделениях, но при этом объединённые вместе части будут описывать организацию, ничего не упуская.

Если группировка состоит из рекомендаций, расположите их в хронологическом порядке, начиная с первого.

Пример. При обобщении «Наймите нового помощника», порядок группировки: «Разместите вакансию, пригласите кандидатов на собеседование, примите решение о найме».

Если вы классифицировали элементы на основе определённых общих характеристик, расположите их согласно уровню характеристики в каждом элементе.

Чтобы сформулировать рекомендации, подходите к проблеме с систематической точки зрения и визуализируйте её с помощью логических деревьев

В деловых документах часто предоставляются рекомендаций по решению проблемы. Чтобы сформулировать рекомендации, используйте прямолинейный процесс решения проблемы.

1. Определите проблему в чётких, измеримых величинах.

Пример. «Фабрика теряет три часа рабочего времени каждый день; как можно этого избежать?».

2. Выясните, в чём именно состоит проблема.

Пример. «Проблема не в людях или сырье, а в оборудовании: оно ломается каждый день».

3. Копните глубже — выясните, почему проблема существует.

Пример. «Обслуживающий персонал не проходит должного обучения». Это позволяет определить действия для решения проблемы. Например, «Назначить ответственных за обучение или пригласить преподавателей со стороны».

Для решения проблемы можно её визуализировать с помощью логического дерева. Логическое дерево — это упрощённая схема связей, ветвящихся слева направо.

Пример. Дерево прибыли: слово «Прибыль» образует ствол дерева и разделяется на две ветви: «Продажи» и «Расходы». «Расходы» разветвляются на «Постоянные» и «Переменные» и т. д.

В конце концов, дерево будет настолько подробным, что проблемы и их источники станут очевидны. В данном примере, можно понять, что прибыль сокращается из-за роста расходов на определённые материалы.

Структурируйте рекомендации на основе результата, которого можно достичь

Вы нашли решение проблемы читателя. Теперь нужно убедить его принять меры. Формируйте рекомендации как можно убедительнее.

Давая рекомендацию, вы вносите предложение к действию, направленному на достижение желаемого результата. Группируйте действия на основе результата, которого стремитесь достичь, и опишите его так, чтобы позже понимать, был ли он достигнут.

Пример. Читатель хочет увеличить свою прибыль.

Плохо структурированные рекомендации выглядят так:

1. Изучайте показатели:

производительность завода;
удовлетворённость потребителей.

2. Чаще проводите обучение:

персонала завода;
сотрудников отдела продаж.

В такой структуре две основные проблемы: во-первых, хотя сгруппированные действия имеют внешнее сходство, они направлены на достижение разного результата; во-вторых, желаемые результаты нужно детализировать, чтобы впоследствии судить о том, были ли они достигнуты.

Таким образом, следующая структура более чёткая и убедительная:

1. Увеличение объёма продаж на 5% в следующем квартале:

изучите удовлетворённость потребителей;
чаще проводите обучение сотрудников отдела продаж.

2. Сокращение производственных издержек на 2% в следующем квартале:

изучите производительность завода;
чаще проводите обучение персонала завода.

Теперь действия сгруппированы на основе желаемых результатов. Впоследствии можно легко судить, действительно ли цели были достигнуты.

Используйте введение, чтобы в первые 30 секунд чтения рассказать читателю о ключевых моментах документа

Каждый документ должен начинаться с краткого введения, чтобы разжечь интерес читателя и подготовить почву для решения проблемы.

Самый простой способ пробудить интерес читателя и помочь сосредоточиться на документе — представить введение в форме истории. Начните с описания ситуации (текущего состояния дел), обозначьте проблему и, наконец, предложите решение.

Пример. Ситуация — «ArgonEx рассматривает возможность инвестирования в новые шахты в Австрии». Проблема: «ArgonEx сложно выйти на новый рынок». Чтобы читатель охотно соглашался с вашими высказываниями, и ситуация, и сложность должны быть ему знакомы.

Проблема должна вызывать у читателя такие вопросы, как «Что необходимо сделать?». Основной текст документа содержит развёрнутый ответ на этот вопрос, но за первые 30 секунд чтения должно сложиться общее представление о вашем мнении.

Во введении вы озвучите основную мысль, а также самые важные аргументы:

Пример. «(Основной момент) ArgonEx могут выйти на австрийский рынок, купив существующего участника рынка, поскольку (1) разрешение на горные работы редко выдаётся иностранным компаниям, (2) местные горнодобывающие предприятия дёшево распродаются, и (3) в аналогичных ситуациях конкуренты понесли огромные потери, пытаясь действовать самостоятельно».

Используйте заголовки и форматирование, чтобы продемонстрировать структуру пирамиды

Чтобы вести читателя через структуру пирамиды, сперва продемонстрируйте её.

Наиболее популярный метод — заголовки, указывающие уровни и группы идей. Используйте отступы, чтобы подчеркнуть уровни пирамиды, также часто добавляют десятичные числа (1, 1.1, 1.1.1). Пример:

Название документа

Здесь пишут введение и указывают главный аргумент, а также основные идеи разделов.

1. Первый раздел

Всегда представляйте какую-либо группу заголовков и ключевые моменты.

1.1. Первый подраздел

Идея данного подраздела подкреплена следующими пронумерованными абзацами.

1.1.1. Подтверждает идею первого подраздела

1.1.2. Подтверждает идею первого подраздела

1.2. Второй подраздел

2. Второй раздел

2.1. Первый подраздел

2.2. Второй подраздел

Читатели, как правило, бегло читают заголовки, поэтому не стоит вкладывать в них основную идею. Делайте их короткими, выражая суть раздела. Когда использование заголовков кажется слишком формальным, попробуйте подчеркнуть основные моменты, аргументы и пр. в тексте.

В очень коротких сообщениях (письмах) отступы — наиболее подходящий способ передать простую структуру. Пример:

Для звонка в понедельник мне потребуются следующие данные по Японии:

Объём продаж
Расходы
Тенденции рынка

Используйте чёткие переходы между группами аргументов, чтобы читатель не потерял нить

Даже самая логически продуманная структура пирамиды бесполезна, если читатель не поспевает за ней. Перемещаясь между разделами и подразделами, читатель должен знать, когда происходит переход. Один из способов — в начале нового раздела указывать основные выводы предыдущего.

Пример. Если в последней главе есть обобщение «У ArgonEx слишком много запасов», следующую главу о логистике можно начать так: «Помимо слишком большого количества запасов, логистические процессы ArgonEx неэффективны». Так читатель поймёт, что вы перешли на новый суб-сегмент пирамиды.

Если глава особенно длинная и сложная, завершите её кратким изложением основных моментов, прежде чем двигаться дальше.

Если документ состоит из рекомендаций, можно завершить его простым и практически осуществимым разделом «Дальнейшие действия».

Самое главное

Тщательно структурируйте мысли, прежде чем начинать писать.

Как эффективно структурировать идеи

Помогите читателю — выстраивайте мысли в форме пирамиды;
Группируйте похожие идеи, а затем выражайте каждую группу одним предложением;
Обоснования: делайте выводы из цепочки данных методом дедукции;
Обоснования: делайте выводы из группы похожих тезисов методом индукции.

Как сформулировать полезные рекомендации

Подходите к проблеме с систематической точки зрения и визуализируйте её с помощью логических деревьев;
Структурируйте рекомендации на основе результата, которого с их помощью можно достичь.

Как выразить словами желаемую структуру

Используйте введение, чтобы в первые 30 секунд чтения рассказать читателю о ключевых моментах;
Используйте заголовки и форматирование, чтобы продемонстрировать структуру пирамиды;
Используйте чёткие переходы между группами аргументов, чтобы читатель не потерял нить.

Читать книгу «Принцип пирамиды Минто®. Золотые правила мышления, делового письма и устных выступлений» онлайн полностью📖 — Барбары Минто — MyBook.

Что выбрать

Библиотека

📖Книги

🎧Аудиокниги

👌Бесплатные книги

🔥Новинки

❤️Топ книг

🎙Топ аудиокниг

🎙Загрузи свой подкаст

📖Книги

🎧Аудиокниги

👌Бесплатные книги

🔥Новинки

❤️Топ книг

🎙Топ аудиокниг

🎙Загрузи свой подкаст

Главная
Зарубежная деловая литература
⭐️Барбара Минто
📚«Принцип пирамиды Минто®. Золотые правила мышления, делового письма и устных выступлений»
Читать

Барбара Минто

Принцип пирамиды Минто®. Золотые правила мышления, делового письма и устных выступлений

Издано с разрешения Barbara Minto, c/o Knight Features Ltd. и PROJEX INTERNATIONAL LLC c/o Alexander Korzhenevski Agency

Никакая часть данной книги не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме без письменного разрешения владельцев авторских прав.

* * *

Нет ничего более практичного, чем хорошая теория.
Курт Левин

Предисловие

В 1973 году я опубликовала шесть статей под названием «Принцип пирамиды», где рассказала о новом методе обнаружения логических ошибок в письменных документах, в частности в отчетах консультантов. Я объясняла, что текст легко воспринимается лишь в том случае, если он структурирован по принципу пирамиды.

Разнообразие взаимосвязей между высказываниями в такой пирамиде ограничено тремя логическими направлениями (вверх, вниз и в стороны), что позволяет сформулировать общие правила.

Принцип пирамиды был разработан мной во время работы в McKinsey & Company, сначала в Кливленде, а затем в Лондоне. В McKinsey быстро поняли, что мое призвание – не цифры, а тексты.

Изучая пособия по написанию отчетов, я обнаружила интересный факт: неимоверное количество книг рассказывало о том, как правильно составлять предложения и абзацы, но не было ни одной, которая учила бы строить рассуждения. Ни в одной книге не прозвучало «думайте логически» или «составьте логичный план». Тогда я спросила себя, что вообще отличает логичный план от нелогичного. И обнаружила, что это отличие заключается в «пирамидальной» структуре.

Эта структура может быть использована в любом документе. Возьмем для примера простое письмо. Вначале рассмотрим его в оригинальном, а затем – в отредактированном виде.

Мысли излагаются в том порядке, в котором они возникают в голове составителя письма
Звонил Джон Коллинз и сообщил, что не сможет прийти на собрание в 15:00. Хал Джонсон не возражает, если собрание перенесут на более позднее время или даже на завтра, но тогда не раньше 10:30. А секретарь Дона Клиффорда сообщил, что Клиффорд вернется из Франкфурта только завтра поздно вечером. Конференц-зал полностью зарезервирован на завтра, однако свободен в четверг. Похоже, что четверг, 11:00, подходит нам для проведения собрания больше всего. Устраивает ли это время вас?

Изложение строится по принципу пирамиды
Возможно ли перенести сегодняшнее собрание на четверг на 11:00? Это время больше устраивает Коллинза и Джонсона, да и Клиффорд к тому времени уже вернется. Кроме того, будет свободен конференц-зал.

В 1967 году некоторые опытные сотрудники McKinsey указали на слабые места этой концепции и помогли исправить их. Сегодня разработанный мною принцип пирамиды^[1] является стандартом McKinsey.

В 1973-м я ушла из McKinsey, чтобы представить мои идеи более широкому кругу людей. На сегодня мой курс прослушали около 10 000 сотрудников консалтинговых фирм и компаний разных стран. В 1981 и 1987 годах вышли первые два издания этой книги. Также были созданы видеокурс (в 1981-м – первая версия, в 2003-м – вторая) и компьютерная программа (в 1985 году).

Я рада, что в результате моего многолетнего труда Minto Pyramid Principle® стал стандартом в сфере консалтинга, а основная концепция пирамиды стала использоваться во многих других курсах.

Многолетний опыт преподавания и недавняя работа над новой версией видеокурса позволили мне по-новому взглянуть на свою концепцию, усовершенствовать и дополнить ее.

Перед вами новая версия книги, в которой объединены все разработанные мной правила и приемы процесса рассуждений. Она содержит новые главы о способах выявления и анализа ошибок в построении текста, а также о визуальном отображении структуры пирамиды на странице или экране.

Книга состоит из четырех частей.

• В первую часть («Логика в письме») по сравнению с предыдущим изданием были внесены некоторые изменения. Здесь объясняется принцип пирамиды и показывается, как использовать его. При прочтении этой части вы освоите технику составления простых документов.

• Вторая часть («Логика в рассуждениях») рассказывает, как критично взглянуть на свои рассуждения и убедиться в верности обобщений.

• Третья часть («Логика в решении проблем») абсолютно новая. Она предназначена для тех, кому приходится составлять консалтинговые документы или анализировать сложные проблемы и представлять на их основе свои заключения. В ней описываются принципы анализа, позволяющие уже на этой стадии выстраивать ваши рассуждения в форме пирамиды.

• В четвертой части («Логика в презентациях») обсуждаются приемы, позволяющие использовать принципы пирамиды в устных выступлениях.

Вам придется много поработать, прежде чем вы научитесь применять принципы пирамиды. Тем не менее, если вы будете следовать указаниям, предложенным в этой книге, то вам удастся:

а) довольно существенно сократить время, затрачиваемое на подготовку конечного документа;

б) улучшить ясность текста;

в) сократить его объем.

Результатом ваших усилий должен стать четкий и ясный текст документа, составленный за рекордно короткое время.

Часть I. Логика в письме

Введение

Письменное составление документов – не самая приятная из обязанностей любого человека. Почти для всех это трудное задание, и каждый хотел бы улучшить свои навыки в этой области.

Почему же большинству так и не удается добиться совершенства?

Во-первых, под написанием более понятных текстов зачастую подразумевают употребление более простых и коротких предложений. Действительно, многие пишут длинными и громоздкими предложениями, изъясняясь слишком техническим или чересчур абстрактным языком. Но все это недостатки стиля написания. Изменить свой стиль очень сложно. Однако нельзя сказать, что невозможно. Это все равно что осваивать клавиатуру компьютера: залог успеха – регулярные упражнения. Но большинству специалистов просто не хватает на это времени, и в результате они продолжают выслушивать замечания о том, что им следует выражаться «более доступно».

Есть и вторая, более распространенная причина неясного изложения мыслей, которую легче устранить. Речь идет о структуре документа – порядке, в котором выстраиваются предложения. Если документ составлен непонятно, это, скорее всего, значит, что порядок изложения мыслей пишущим не позволяет читающему воспринимать их.

Наиболее легко воспринимается текст, в котором вначале представлены общие, более абстрактные суждения, а потом уже второстепенные, которые поддерживают главные. Таким образом, идеальная структура документа складывается в форме пирамиды, где идеи^[2] взаимосвязаны и вертикально (то есть утверждение любого уровня обобщает идеи одной группы, расположенные ниже), и горизонтально (то есть идеи одной группы представляют собой в совокупности один логический аргумент).

Читающий может легко воспринимать идеи, структурированные таким образом, начиная с вершины пирамиды и спускаясь постепенно вниз. Основные утверждения вызывают у него неосознанный вопрос, ответ на который приводится уровнем ниже. Этот «диалог» продолжается до тех пор, пока вы не сообщите читающему все, что хотели сказать.

Реакция в форме мысленных вопросов возникает у каждого из нас автоматически. Заметим, что никто не может знать заранее, какими именно будут наши рассуждения, пока мы не выразим их. К счастью, структура наших размышлений тоже пирамидальна. Поэтому, выстраивая текст соответствующим образом, можно без особых усилий понятно изложить свои идеи.

В первой части книги дается объяснение, почему читающий лучше всего воспринимает структуру пирамиды и как связаны между собой ее логические подструктуры. На основе этих знаний вы научитесь выделять те идеи, которые должны быть включены в документ, и выстраивать четкие взаимосвязи между ними. Также приводится подробный анализ логики вводной части и описание методов дедуктивной и индуктивной аргументации.

Прочитав первую главу, вы поймете основные принципы выстраивания пирамиды рассуждений. Последующие главы научат вас включать в пирамиду только правильные, связные и законченные суждения и развивать мысль в нужном направлении.

Глава 1. Почему именно пирамида?

* * *

Даже если ваш доклад небольшой (скажем, всего две страницы текста), это все равно не меньше сотни предложений. Читателю придется вникнуть в смысл каждой фразы, сгруппировать их, установить между ними связь и объединить в целое. Однако ему будет намного проще, если он получит текст, который изначально составлен в виде пирамиды. В этом случае он начнет прочтение с ее вершины и постепенно спустится вниз к основанию. Это иллюстрация фундаментальных положений о том, как человек мыслит:

• Чтобы лучше понять информацию, читатель непроизвольно разбивает ее на соподчиненные блоки, группируя идеи по принципу пирамиды.

• Любую группу идей понять легче, если она изначально структурирована таким образом.

• Следовательно, любой документ должен быть составлен в виде пирамиды идей.

Теперь поясним, что следует понимать под пирамидой идей.

Выстраивание пирамиды идей

Давно известно, что все, что человек видит вокруг себя, он непроизвольно группирует по каким-либо признакам – будь то схожие характеристики или месторасположение.

Возьмем, к примеру, эти шесть точек:

Глядя на рисунок, вы ясно видите две группы точек, по три в каждой. Это обусловлено тем, что расстояния между одними точками меньше, чем между другими.

Умение выстраивать логические цепочки имеет большое значение. Для демонстрации этого ниже приведены несколько пар не связанных друг с другом слов^[3]. Прочитайте их внимательно:

озеро – сахар
ботинок – тарелка
девушка – кенгуру
карандаш – бензин
дворец – велосипед
железная дорога – слон
книга – зубная паста

А теперь попробуйте связать между собой слова каждой группы, придумав к ним определенную ситуацию: например, сахар, растворившийся в озере, или ботинок, стоящий на тарелке. Затем закройте слова правого столбца и постарайтесь вспомнить их, читая слова левого столбца. Большинство людей может проделать это без особых затруднений.

Такой же процесс структурирования данных происходит, когда вы слушаете или читаете что-либо. Вы воспринимаете поток информации как одно целое и потому стремитесь установить логические связи. Эти связи всегда образуют своего рода пирамиду, потому что только так человек может:

• осознанно остановиться на магическом числе семь;

• установить логику.

Премиум

(180 оценок)

Барбара Минто

На этой странице вы можете прочитать онлайн книгу «Принцип пирамиды Минто®. Золотые правила мышления, делового письма и устных выступлений», автора Барбары Минто. Данная книга имеет возрастное ограничение 16+, относится к жанрам: «Продажи», «Ораторское искусство, риторика». Произведение затрагивает такие темы, как «деловое письмо», «техника презентаций». Книга «Принцип пирамиды Минто®. Золотые правила мышления, делового письма и устных выступлений» была написана в 2003 и издана в 2021 году. Приятного чтения!

О проекте

Что такое MyBook

Правовая информация

Правообладателям

Документация

Помощь

О подписке

Купить подписку

Бесплатные книги

Подарить подписку

Как оплатить

Ввести подарочный код

Библиотека для компаний

Настройки

Другие проекты

Издать свою книгу

MyBook: Истории

Принцип пирамиды | Амит Ранадив | Уроки McKinsey

В McKinsey я усвоил один из уроков важности структурированного мышления и коммуникации. Нам часто приходилось четко давать рекомендации занятым руководителям. Много раз у нас было всего несколько минут, чтобы сообщить эту рекомендацию — затем, если руководитель был заинтересован в том, чтобы копнуть глубже, мы могли представить больше деталей.

Одним из инструментов, которые мы использовали в McKinsey, был принцип пирамиды, методология структурированного общения.

Основные выводы из принципа пирамиды в McKinsey:

Сначала начните с ответа.
Сгруппируйте и суммируйте аргументы в поддержку.
Логично упорядочить вспомогательные идеи.

Начните с ответа.

Чтобы структурированно общаться с занятым руководителем, вы должны сначала ответить на вопрос руководителя, а затем перечислить аргументы в поддержку. Эта структура «сверху вниз» нелогична для многих из нас, особенно для тех, кто имеет научное или инженерное образование и привык писать технические статьи. Для многих людей естественно прийти к заключению, сначала перечислив все факты, пересказав все проведенные анализы или просмотрев все поддерживающие идеи. Затем вы переходите к изюминке.

В McKinsey нам внушили принцип «сначала начни с ответа». Когда руководитель задал вопрос: «Что нам делать?» — вы должны были начать свой ответ со слов «Вы должны сделать X», очень четко и прямо. Только после этого, после того как вы ответили на вопрос, вы должны представить свои подтверждающие доводы. Почему?

Во-первых, вы хотите максимально эффективно проводить время со своей аудиторией. Руководители — занятые люди. У них постоянно не хватает времени, они привыкли быстро обрабатывать большое количество информации и становятся нетерпеливыми, когда чувствуют, что кто-то не доходит до сути. Чтобы получить максимальную отдачу от вашего короткого времени с руководителем, вы должны в первую очередь дать свою рекомендацию. В некоторых случаях руководитель может уже мысленно прийти к выводу, к которому вы хотите, чтобы он пришел, и в этом случае он примет вашу рекомендацию и пойдет дальше (без необходимости вдаваться в подробные подтверждающие аргументы).

Во-вторых, многие руководители часто думают «сверху вниз». Они хотят сосредоточиться на общей картине — в данном случае на «ответе» — и не хотят увязнуть в деталях. Предоставляя свою рекомендацию в формате «сначала ответь», вы вписываетесь в ментальную модель руководителя и позволяете ему быстро обработать вашу рекомендацию.

Наконец, вы более убедительны, когда говорите прямо. Отвечая первым на вопрос руководителя, вы звучите более напористо и уверенно. Вы не ищете причин или слов, и вам не кажется, что вы колеблетесь. Вы прямо и ясно отвечаете на поставленный перед вами вопрос.

Сгруппируйте и суммируйте аргументы в поддержку.

Ваша аудитория — будь то слушатели или читатели — естественным образом начнет группировать и обобщать ваши аргументы и идеи, чтобы запомнить их. Таким образом, вы также можете помочь им сделать это и сделать вашу общую рекомендацию более эффективной и запоминающейся.

Принцип пирамиды утверждает, что «идеи в письменном виде всегда должны формировать пирамиду под одной мыслью». Единственная мысль — это ответ на вопрос руководителя. Под одной мыслью вы должны сгруппировать и обобщить следующий уровень поддерживающих идей и аргументов. Затем для каждой поддерживающей идеи или аргумента разбивайте их на дополнительные идеи или аргументы, пока не сформируете пирамиду. Принцип пирамиды учит, что «идеи на любом уровне пирамиды всегда должны быть обобщением идей, сгруппированных под ними».

Разложение аргумента в виде пирамиды

Так уж получилось, что магическое число идей в группе равно трем (см. мой пост о правиле трех).

Когда вы группируете и обобщаете аргументы в поддержку, легко перейти от одной мысли к следующему уровню идей, не вдаваясь сразу в подробности.

Логично упорядочить вспомогательные идеи.

Наконец, вы хотите убедиться, что идеи, которые вы объединяете в каждой группе, действительно принадлежат друг другу, находятся на одном уровне важности и имеют некоторую логическую структуру. Существует несколько различных способов логического упорядочения идей, принадлежащих к одной группе:

Временной порядок: если есть последовательность событий, образующих причинно-следственную связь, идеи следует излагать в хронологическом порядке.
Структурный порядок: разбейте одну мысль на части, убедившись, что вы охватили все основные вспомогательные идеи.
Порядок степеней: представить поддерживающие идеи в порядке важности, от наиболее важного к наименее важному.

В сочетании с правилом трех принцип пирамиды становится чрезвычайно мощным инструментом структурированной коммуникации для предоставления рекомендаций занятым руководителям. За время работы в McKinsey я видел много примеров, когда принцип пирамиды применялся в письменной и устной коммуникациях для успешной мотивации действий.

Принцип пирамиды полезен не только для общения с руководителями, но и для общения с любым человеком, которого вы хотите убедить аргументами. Как предприниматель, инструментом может быть то, что вы используете для общения с потенциальными инвесторами или членами совета директоров. Как лидер в организации вы можете использовать принцип пирамиды для общения с коллегами или заинтересованными сторонами проекта, когда делаете важное предложение.

Если вы хотите узнать больше, обязательно приобретите оригинальную книгу Барбары Минто. Я бы посоветовал вам опробовать принцип пирамиды при написании вашего следующего предложения, при следующем предложении инвестору или даже при следующем ответе на вопрос руководителя. Держу пари, что вы будете приятно удивлены результатами.

Принцип пирамиды: как составлять последовательные объяснения

Все мы слышали расхожее мнение, что если вы хотите продвинуться по карьерной лестнице, вам нужно много работать.

За исключением того, что это правда лишь отчасти.

Если вы хотите продвинуться по карьерной лестнице в каком-либо бизнесе, вам необходимо овладеть важным навыком, выходящим за рамки трудовой этики: способностью передавать больше информации более четко и за ограниченное время.

В бизнесе у вас есть несколько минут, чтобы донести свою точку зрения до того, как занятой руководитель перестанет обращать на вас внимание. Если вы не сможете сразу перейти к делу, вы рискуете потерять их.

Да, презентация может длиться намного дольше, но у вас не так много времени, чтобы привлечь и удержать чье-то внимание.

Вам нужно рассказывать свои истории так, чтобы моделировать то, как люди обрабатывают информацию. В мире консалтинга мы достигаем этого с помощью Принципа пирамиды.

Что такое принцип пирамиды?

Одним из лучших, но относительно неизвестных инструментов, помогающих удерживать внимание руководства (или любой аудитории), является . Принцип пирамиды 9.0080 .

Принцип пирамиды был разработан Барбарой Минто, которая руководила обучением в McKinsey & Company в 70-х годах. Барбара была лучшей в том, как заставить всех новобранцев пройти путь от горячих, нанятых прямо из университетского городка, до опытных консультантов в кратчайшие сроки.

Барбара добилась этого, применив принцип, который позволял брать большие объемы информации и структурировать ее, чтобы упростить историю, сохранив при этом детали.

Как часто вам приходилось выбирать между выгрузкой тонны контента или упрощением сообщения, чтобы быстро передать его?

Принцип пирамиды позволяет вам не только съесть свой пирог, но и все содержимое легко усваивается. Как это возможно?

Сосредоточившись на ключевом практическом пункте или «результате» и подкрепив его основными аргументами и данными, Барбара смогла научить своих учеников сразу переходить к сути дела.

В этом суть Принципа пирамиды: принцип, который позволяет вам быстро привлечь внимание вашей аудитории и общаться с авторитетом, создавая захватывающую историю, которую легко понять и запомнить.

Как можно использовать принцип пирамиды, чтобы убедить любого
Принцип пирамиды состоит из четырех вводных частей:
Ситуация
Усложнение
Вопрос
Ответить
Вы начинаете со знакомства со своей аудиторией. Затем вы упорядочиваете информацию таким образом, чтобы ваша аудитория могла ее быстро обработать.
Подумайте о вступлении к истории:
Хорошие истории не просто выбрасывают информацию на свою аудиторию, они начинаются с четкого описания ситуации, создавая ментальную картину в сознании аудитории.
Как и в любой хорошей истории, вы добавляете осложнение, чтобы подчеркнуть конфликт, проблему или возможность, влияющие на ситуацию. Затем задается вопрос, чтобы подчеркнуть принятое решение, момент истины для человека или компании. Затем ответ или рекомендация представляются в качестве решения, счастливого (надеюсь) финала истории.
Давайте представим, что обувная компания (назовем ее Hot Fire Shoes) наняла вас в качестве консультанта. Вот как может выглядеть вступление к вашей презентации, основанной на принципах пирамиды:
Ситуация
«В течение многих лет компания Hot Fire Shoes демонстрировала стабильный рост годового дохода и прибыльности».
Вы познакомились с их компанией, создали положительную атмосферу и подготовили почву для своей истории.
Осложнение
«В этом квартале впервые в истории компании прибыльность Hot Fire Shoes неожиданно осталась неизменной».
Вы сразу поставили дилемму перед всеми в комнате. Это создает ощущение безотлагательности, заставляя руководителя слушать и, возможно, действовать в соответствии с вашими будущими идеями. Короче говоря, вы привлекли их внимание.
Вопрос
«Как мы можем повысить прибыльность Hot Fire Shoes?»
Вы начали диалог вопросов и ответов (на основе древних техник, таких как метод Сократа). В «Принципе пирамиды» вопрос логически вытекает из усложнения, что делает всеобъемлющую проблему мысленно простой и легкой для понимания.
Обратите внимание, что приведенный выше вопрос слишком упрощен — на практике хороший вопрос часто бывает более тонким, а результат анализа гарантирует, что задан правильный вопрос.
Ответ
Здесь вам не нужно универсальное решение. Ответы на поставленный вами вопрос должны быть взаимоисключающими и коллективно исчерпывающими , иначе известными в деловом жаргоне как MECE.
Взаимоисключающее означает, что каждый компонент индивидуален, нет перекрытия и что вы можете работать с каждой частью отдельно, не беспокоясь о других компонентах. Полностью исчерпывающий означает, что вы включили все возможные ответы.
Для примера с обувью Hot Fire вы можете начать с относительно простого ответа. Чтобы увеличить прибыль, вы можете сделать две вещи:
Увеличить доходы
Снижение затрат
Ни один из вариантов не пересекается с другим, поэтому они являются взаимоисключающими , и нет основных путей к прибыльности, не входящих ни в одну из категорий, поэтому они также являются полностью исчерпывающими .
Если ваши ответы не исключают друг друга, границы размываются, и клиенты могут запутаться и попытаться на лету разъяснить вашу логику. Если ваши ответы не будут полностью исчерпывающими, умы клиентов могут задаться вопросом, чего не хватает, и спросить вас: «А как насчет этих других вариантов?»
К этому моменту вы уже потеряли их внимание и все, что у вас было. Похоже на какие-нибудь презентации, которые вы видели?
Как принцип пирамиды делает сложное простым
Чтобы руководители не отвлекались, вам необходимо составить связную историю. Это означает реструктуризацию ответов в правильных областях и правильных описаниях.
Если бы я дал вам список из 25 вариантов, у вас не было бы шансов принять разумное решение. То же самое и с вашей аудиторией. Вы хотите выбрать от трех до пяти вариантов, чтобы выделить их в качестве ответов на заданный вами вопрос.
Исследование Джорджа Миллера показало, что человек может удерживать в кратковременной памяти около 7 элементов, а у некоторых и того меньше. Поэтому 3-5 штук — оптимальный размер компонентов для данной идеи.
Лично мне нравится от трех до пяти, потому что это дает вам возможность ошибиться в одном или двух вариантах. Это то, чего Дерек, настоящий гений, который, как я думал, изменит правила игры для моей фирмы, не мог понять.
Дерек был великолепен в количественном отношении, но его зона комфорта не позволяла ему предложить клиенту идею с 3-5 вариантами поддержки. Вместо этого он чувствовал, что должен продемонстрировать свой интеллект, рассказав им обо всех 25 вариантах, которые может работать в полуорганизованном списке.
Двадцать пять вариантов слишком много для занятых руководителей.
Что хорошо в методе пирамиды, так это то, что вы передаете небольшие кусочки информации, которые легко умещаются на слайде, в главе или в разделе отчета, который исполнительный или функциональный руководитель может быстро усвоить.
Это ключевой принцип как эффективного анализа информации, так и коммуникации с вашей аудиторией.
Почему принцип пирамиды так эффективен
Одна из причин, по которой принцип пирамиды настолько эффективен, заключается в том, что он использует вертикальных отношений.
Вертикальные отношения важны, потому что они представляют идею, позволяют читателю усвоить ее, а затем дают ответы и подтверждающие доказательства. Вершина пирамиды — это утверждение, а поддерживающее основание пирамиды готово дать ответы на вопросы, которые оно поднимает.
Каждая часть информации на основании пирамиды усиливает вершину над ней, делая заключение пирамиды неизбежным для зрителя. И основание одной пирамиды может (и часто становится) вершиной другой, чтобы сохранить «правило трех», о котором говорилось выше.
Всегда представляйте обобщающую идею, прежде чем обобщать отдельные идеи. Последовательность, в которой вы представляете свои идеи, является наиболее важным аспектом для повышения ясности вашего письма, и вы можете контролировать эту последовательность.
Если есть сила в вертикальных отношениях, есть ли сила и в горизонтальных отношениях? Абсолютно, хотя и по-другому.
В вертикальных отношениях опорные точки (база) должны отвечать на вопрос, поставленный в приведенном выше утверждении (подсказка). Для горизонтальных отношений опорные точки связаны друг с другом с использованием дедуктивных или индуктивных рассуждений.
Принцип пирамиды звучит великолепно, но что, если я ошибаюсь?
Да, возможно, ваша рекомендация неверна. Однако цель принципа пирамиды не всегда состоит в том, чтобы убедить всех в своей правоте. Это изложение ваших аргументов в максимально ясных терминах, чтобы слушатели могли понять ваши мысли и более полно участвовать в них.
Если вы правы, это позволит аудитории быстро и легко понять идею.
Если вы ошибаетесь, это сделает ваше мышление более ясным, так что слушатель сможет указать на недостаток в вашей логике и совместно дать вам конструктивный отзыв.
Еще одним преимуществом умения создавать последовательные идеи является то, что руководители прекрасно понимают, как трудно сделать то, что вы продемонстрировали.

Рубрики