Как составить правильно расписание: Как составить расписание на каждый день и ни разу его не нарушить

Как составить расписание на каждый день и ни разу его не нарушить

Продуктивность 31 октября 2016

Время, бесспорно, самый ценный ресурс, которым мы обладаем. Поэтому навыки тайм-менеджмента критически важны. Но мало составить хорошее расписание. Эти советы помогут вам составить его так, чтобы желания нарушить установленный порядок не возникало.

От того, как вы распоряжаетесь временем, зависит ваше благополучие, продуктивность, хорошее настроение. Воспользуйтесь этими советами и создавайте такое расписание, нарушить которое было бы практически смертным грехом.

1. Работать нужно без перерыва

Если вы занимаетесь преимущественно интеллектуальным трудом (например, вы дизайнер, инженер, писатель, учёный), вам необходимо сосредоточиться на поставленной задаче и поймать так называемый поток. Чтобы хорошо и продуктивно работать, оставьте в расписании чёткие промежутки времени, в течение которых вы не будете отвлекаться, прерываться, уходить с рабочего места. Используйте эти временные окна только для работы.

Оптимальное же количество времени легко рассчитать по правилу, которое предложил менеджер Facebook* Дэвид Гиллис (David Gillis).

В вашем расписании на неделю должно быть не менее шести промежутков продолжительностью не менее трёх с половиной часов, отведённых строго для работы без перерыва.

Это сложно, но стремиться к этому необходимо. По сути, вам нужно работать каждый день до обеда по три с половиной часа. И найти день, когда вы будете работать три с половиной часа без перерыва и после обеда.

Просмотрите своё расписание. Есть ли в нём место для воплощения этого правила? Если места нет, у вас проблема. И вам срочно нужно её решать.

Что случится, если не следовать этому правилу?

• Вы не будете продуктивно работать.
• Вам придётся доделывать работу внеурочно, по ночам, или тратить на неё свои выходные.

Долго в таком состоянии вы, очевидно, не протянете. Поэтому постарайтесь перестроить своё расписание так, чтобы оно соответствовало правилу. Для этого можно:

• перенести встречи так, чтобы они не отвлекали вас от работы;
• найти день, на протяжении которого не будет ни встреч, ни собраний, ни планёрок;
• поговорить с вашим менеджером: наверняка он готов оптимизировать ваш день так, чтобы вы работали эффективнее.

Когда вы составите расписание, в котором строго определены эти временные блоки, обращайтесь с ним так, будто это бабушкины драгоценности. Священная корова. Бутылка коллекционного вина.

Чтобы было легче следовать новому расписанию, объясните себе, зачем это нужно. Поставьте перед собой цель. Например, скажите: «Я хочу закончить проект за неделю».

Вам будет легко и приятно работать. Найдите удобное место, отключите уведомления на телефоне, выпейте кофе. Поймайте поток и включайтесь в процесс.

2. Еженедельно пересматривайте расписание

Определитесь с приоритетами

В вашем расписании должно быть 30-минутное окно, запланированное на понедельник. Используйте это время для того, чтобы пересмотреть календарь на будущую неделю. Определитесь, какие три главные цели вам нужно достичь за следующие семь дней. Каковы ваши приоритеты?

Обязательно проверьте все встречи, назначенные на эту неделю. Они не должны прерывать рабочие временные блоки.

• Если вы приглашены участвовать в событии, о котором ничего не знаете, напишите организатору и попросите программу мероприятия.
• Если у вас запланирована встреча с человеком, но обсуждать вам в этот раз нечего, отмените её.
• Если у вас запланировано собрание или презентация, запланируйте ещё и время на подготовку.
• Если встреча не запланирована, но у вас есть несколько важных вопросов к человеку или команде, запланируйте встречу, собрание или хотя бы телефонный звонок.

Активное планирование — это непросто. Зато взамен вы получите приятное ощущение полного контроля над своим временем в течение семи дней.

3. Спросите себя, так ли вам нужно быть на этой встрече

Встречи, собрания, презентации — всё это съедает очень много вашего времени. Обычно такие события назначены неудобно и совершенно неэффективны. Зачем они вообще нужны?

Почему мы на них появляемся?

• Мы не хотим расстроить другого человека. Он же назначил вам встречу, значит, ему нужно что-то обсудить. Нехотя вы соглашаетесь прийти на встречу, жертвуя своими важными делами.
• Чувствуем себя включёнными в процесс. Например, если вся команда собирается, чтобы обсудить проект, вам кажется, что нужно обязательно прийти. Иначе коллеги подумают, что вы не так преданы делу, как остальные.
• Желание быть в курсе дел. Если встреча кажется важной (например, на ней будет присутствовать кто-то из руководства или планируется принятие судьбоносного решения), естественно вам хочется быть на ней.

На самом же деле ваш КПД мог быть выше, если бы вы остались на рабочем месте и не отрывались от процесса. Как понять, на какую встречу нужно приходить, а какую можно пропустить? Используйте это правило.

На встречу нужно приходить, если:

а) вы уверены, что ваше присутствие повлияет на результат собрания,

б) вы повысите свою эффективность благодаря этой встрече.

Чтобы понять, повлияет ли ваше присутствие на результат собрания, спросите себя, собираетесь ли вы говорить о своей работе или хотите сидеть молча. Возможно, в зале будет тот, кто сможет выразить ваше мнение увереннее и лучше.

Чтобы понять, будете ли вы работать эффективнее после этой встречи, спросите себя, узнаете ли вы что-то новое на этом собрании. Если вы не узнаете ничего нового, не собираетесь задавать вопросы, не будете рассказывать о своей работе и, следовательно, не ожидаете конструктивной критики, тогда ваша эффективность вряд ли возрастёт.

Если ни в первом, ни во втором случае вы не можете себе пояснить, зачем же нужно приходить на эту встречу, пропустите её. Ваше время ограниченно, и вам нужно разумно использовать каждую минуту.

4. Сделайте собрания эффективными

Некоторые собрания и встречи могут проходит эффективнее и приносить больше результата. Проверьте, соответствует ли ваше рабочее событие таким критериям, и ответьте на несколько вопросов.

• Есть чёткая повестка и цель проведения встречи. Если их нет, предложите организатору объявить, чего же именно нужно достичь по завершении собрания.
• Присутствуют ли на встрече те, кто не принимает участия в собрании? Чем масштабнее планёрка, тем дороже она обходится каждому члену команды, тем больше навыков и умений требуется от руководителя.
• Нельзя ли разделить большое собрание на несколько маленьких встреч? Таким образом, вся команда будет работать во время встречи, высказывать своё мнение, обсуждать проделанную работу.
• Не уходит ли дискуссия в сторону? Следите за временем: когда меняется тема разговора, легко отвлечься и забыть о том, сколько минут осталось до конца встречи. Не позволяйте себе тратить драгоценное время так бездумно. Напомните коллегам: «У нас осталось 10 минут, а несколько вопросов мы так и не затронули».

5. Оставьте время на учёбу и творчество

Не все важные задания нужно срочно выполнять. Но обязательно запланируйте время для таких занятий.

В зависимости от того, какую цель вы перед собой ставили, оставьте окно для учёбы, творчества или поиска вдохновения. Оно может быть совсем небольшим — буквально пара часов. Зато через несколько лет вы скажете себе спасибо за эти счастливые часы. Даже такая маленькая инвестиция в будущем даст прибыль.

Например, я очень люблю рисовать и считаю, что этот навык терять нельзя. Поэтому в моём расписании есть два часа, отведённых только на рисование. Я рисую в воскресенье — это наименее загруженный день в моём расписании. Этого хватает, чтобы получать удовольствие и не забывать, как держать кисть в руках.

6. Запомните: выполнять нужно всё, что запланировали

Независимо от того, любите вы этим заниматься или не любите.

Я вот очень люблю двойной чизбургер, но ем его намного реже, чем салаты, каши и супы. Просто потому, что, постоянно питаясь двойными чизбургерами, здоровым и сильным не будешь. Иногда очень тяжело заставить себя есть правильную пищу. Но эти слабости нужно перебороть, потому что это полезно для здоровья.

То же самое касается и вашего расписания. Делайте то, что вы любите. Делайте и то, что любите не так сильно, но то, что полезно для вас, вашей карьеры, здоровья, развития. Пункты в вашем расписании появились не просто так: всё ненужное мы уже отбросили, осталось только то, что поможет вам стать лучше.

Теперь расписание нарушать нельзя.

*Деятельность Meta Platforms Inc. и принадлежащих ей социальных сетей Facebook и Instagram запрещена на территории РФ.

Правила составления расписания уроков в начальной школе

Всем читателям блога «ШколаЛа» доброго дня! Ну как ваша школьная жизнь? Ещё чуток, и появится время передохнуть, ведь скоро первые в этом учебном году каникулы.

Все потихоньку втянулись в рабочий ритм, привыкли, что кому-то почти каждый день с утра нужно переодеваться в физкультурную форму, кто-то учебный день в школе начинает с цифр, а некоторые просыпаются под музыкальные произведения и активные движения художественной кисточкой. У кого что «на завтрак для ума», и тому причиной заведённое школьное расписание уроков.

Мы, родители, иногда возмущаемся, зачем детям по утрам бегать кроссы, чтобы на втором уроке сидеть за партой вспотевшими в полусырой одежде. Почему бы не сделать первым уроком литературу, а логику математики оставить на «после обеда».

А и вправду, есть ли какие-то правила составления расписания уроков, кто ответственен за этот важный процесс в школе, и чем это самое ответственное должностное лицо руководствуется, когда распределяет учебную нагрузку?

Правильное школьное расписание – залог успешной учёбы

И это давно подтвердившийся факт. Грамотно составленное педагогами школы расписание уроков – это прямая взаимосвязь со школьными отметками в классном журнале, ибо оно помогает сохранить работоспособность на протяжении не только всего учебного дня, но и всей календарной недели и даже всей четверти.

Знают ли на самом деле учителя, что в их руках находится в прямом смысле этого слова здоровье каждого ученика и его учебный потенциал, которые можно одним движением канцелярской ручки перечеркнуть?

Вот давайте и проверим, насколько в наших с вами начальных школах стремятся к тому, чтобы детям было легко учиться. Итак, что нужно учесть при составлении школьного расписания уроков?

• В первую очередь, динамику работоспособности. Это значит, что график загрузки должен быть как верблюд, с одногорбой кривой. В понедельник в утренние часы нагрузку нельзя давать слишком большую, так как дети после выходных ещё «в ступоре» — в фазе включения в рабочий процесс. Да мы и сами с вами знаем, что по понедельникам даже «корабли в море не выходят». А вот уже начиная со вторника, в среду и частично в четверг можно загрузить по полной программе, даже на третьем и четвёртом по счёту уроках, так как это та самая высшая точка горба нашего верблюда – пик работоспособности. Если в вашей начальной школе всё правильно, то все контрольные и самостоятельные ждите как раз по вторникам-средам-четвергам. Пятница (у некоторых и суббота – учебный день) — это время снижения нагрузки, так как утомление к концу учебной недели нарастает, толку от усиленной учёбы в это время практически никакого.
• Во вторую очередь, нельзя не брать во внимание сложность изучаемых предметов. Пик умственной способности у школьников приходится на 10-12 часов, потому это самое время для основных, тяжёлых предметов. Какие же дисциплины можно считать сложными, а какие простыми? Ведь способности учеников абсолютно разные, да восприятие предмета зависит ещё и от профессионализма педагога. Тем не менее, ученые на основе исследований по признакам утомления после определённых уроков определили, что можно поставить в расписании в пик работоспособности, когда дети справляются с большим напряжением, а что попроще нужно изучать в дни и часы, когда сил ещё нет либо уже нет.

Вот там табличка трудности уроков в начальной школе по СанПину:

математика – 8 баллов

русский и иностранные языки – 7

окружающий мир и информатика – по 6 баллов

литература – 5

история – 4

рисование и музыка – по 3 балла

технология – 2

физкультура – 1

Нда, хоть каждое утро с музыки да рисования начинай и физкультурой заканчивай!

Некоторые педагоги пользуются табличкой Сивкова, разработанной в 1975 году, она пошире и предназначена для всех одиннадцати классов.

Кстати, зная расписание уроков ребёнка, можно построить своего верблюда, посчитав на каждый день учёбы количество баллов. Получается горбик ко вторнику — среде? Значит, школе за расписание можно поставить пятёрку.

• В-третьих, в правильном расписании обязательно должны чередоваться сложные предметы с более простыми. И тут есть одна заковырка: не рекомендуется ставить рядом однотипные дисциплины, например, если друг за дружкой могут идти сложные математика с иностранным, так как они разные по содержанию, то русский с литературой лучше разделить.
• В-четвёртых, специалисты советуют педагогам уйти от так называемых «пар», известных больше студентам, и избегать сдвоенных уроков по одной дисциплине. От такой однообразной нагрузки дети начальной школы, да и старшей тоже, очень устают. Потому младшим школьникам «парами» учиться запрещено вообще.

Увы, сделать идеально никогда не получается: то педагогов мало, то классов не хватает.

Буквой закона

Решила подкрепить художественное слово буквой закона. Открываю Постановление Главного санитарного врача от 29.12.2010 за номером 189, который утвердил СанПин 2.4.2.2821-10. Под этим набором цифр спрятаны требования к организации процесса обучения. Пролистываем не менее интересные главы про школьные территории и здания, помещения и оборудование, освещение и мебель. Вот глава Х, которая-то нам и нужна. Итак:

• уроки не раньше 8 утра,
• 1-е, 5-е, 9-е и 11-е классы – исключительно в первую смену,
• три учебных смены (а когда-то ведь пробовали!) запрещено,
• зафиксированная в табличке учебная нагрузка, выше которой нельзя.

Хотелось бы отметить, что такое учебная нагрузка. Это максимальное количество академических часов в неделю. Она зависит от того, учитесь ли вы ещё и по субботам. К слову, первоклашкам в выходные учиться законом запрещено. Итак, академический максимум в часах при 6-дневной и 5-дневной учебной неделе соответственно:

• 1-ый класс —  21 час,
• 2 – 4 классы – 26 либо 23 часа,
• 5-ый класс – 32 либо 29 часов,
• 6-ой класс – 33 либо 30 часов,
• 7-ой класс – 35 либо 32 часа,
• 8 – 9 классы – 36 либо 33 часа,
• 10 – 11 классы – 37 либо 34 часа.

Нагрузка – нагрузке рознь. Можно ведь и по 10 уроков поставить в день, а потом в субботу «балду гонять». Ан нет, нельзя!

Если школа старается неукоснительно придерживаться законодательной основы в своей работе, то никакой завуч либо методист, кто станет расписывать предметы и преподавателей, не поставит:

• более 4 уроков для первоклашек, им можно пятым раз в неделю сделать физкультуру,
• более 5 уроков для 2-4 классов, им разок при 6-ти дневной учебной неделе дозволяется просидеть 5 уроков, а шестым станет та же физкультура,
• более 6 уроков в день для 5-6 классов,
• более 7 уроков в день для 7-11 классов.

Посчитали сразу же у себя, сколько выходит фактически? Укладываетесь? Едем дальше.

Этот требовательный СанПин устанавливает те самые правила распределения школьных предметов по сложности, о которых мы уже с вами упомянули, указывая педагогам, что при составлении расписания дисциплины основные, такие как математика, русский и иностранный языки, окружающий мир (по СанПин – природоведение), информатика, должны «разбавляться» музыкой и ИЗО, технологией (в СанПине она ещё с советских времён под названием «труды») и физкультурой.

К слову, после физкультуры нельзя ставить письменные уроки и контрольные.

Трудные предметы главврач России предписывает ставить у первоклашек на второй урок, у 2-4 классов – на второй и третий, для остальных – на второй, третий и четвёртый. И ещё важно: контрольные, оказывается, могут быть по одной в день, на 2-м, 3-м либо 4-м уроке.

Вот это действительно интересно — на практике вряд ли такое возможно. Если в младших классах педагог сам распределит порядок тестирования, то как будут договариваться в старшей школе, например, учитель биологии и учитель алгебры, ну или любой другой?

Но педагоги здесь защищены: это не прямой запрет закона, а рекомендация, так что если ребёнок сначала написал тест по математике, а потом ещё и завернулся на русский, то вряд ли кто внемлет вашему возмущению.

Вообще, пришла к выводу, что составление школьного расписания – это на самом деле титанический труд, хоть и интересный на первый взгляд. А поручают эту головную боль обычно одному из заместителей директора школы в соответствии с должностной инструкцией. Потому предлагаю не быть слишком предвзятыми к нашим учителям и небольшие погрешности всё-таки выпускать из-под нашего пристального взгляда.

Друзья, предлагаю вам подписаться на новости блога и присоединиться к нашей группе «ВКонтакте», чтобы всегда быть в курсе школьных событий.

Всего вам доброго!

Ваша «ШколаЛа»)

Руководство по планированию времени

Время чтения: около 8 минут

Автор: Lucid Content Team

«Помните, что время — деньги. Тот, кто может заработать десять шиллингов в день своим трудом и уезжает за границу или бездействует половину этого дня, хотя он тратит всего шесть пенсов во время своего развлечения или безделья, это не должно считаться единственным расходом [ sic ]; кроме того, он действительно потратил или выбросил пять шиллингов.

Используя больше слов, чем необходимо, Франклин говорит, что пропустить полдня работы — это то же самое, что выбросить заработную плату за полдня. Точно так же тратить целый день на выполнение четырехчасовой работы — это то же самое, что ваш работодатель выбрасывает зарплату за полдня, выплачивая вам за работу, которую вы не выполнили.

Изучение того, как составлять расписание и эффективно управлять своим временем, может сэкономить вашей компании тысячи долларов, поскольку вы эффективно переходите от одного проекта к другому.

В этой статье мы обсудим, как создать график управления временем, который работает с помощью легкодоступных и интуитивно понятных инструментов.

Ежедневное расписание (Нажмите на изображение, чтобы изменить его онлайн)

Как создать эффективное расписание

В каждых сутках 24 часа. В идеальном мире восемь часов из этих часов нужно было бы тратить каждую ночь на сон, а еще восемь часов — на работу. Если вы тратите на работу более восьми часов каждый день, вы делаете это неправильно. Ведь надо работать, чтобы жить, а не жить, чтобы работать.

Но научиться эффективно планировать свое время, чтобы работа могла быть завершена в отведенное время, может оказаться настоящим вызовом. Если вы составляете расписание, которому будете следовать только вы, это может быть немного проще, чем составить расписание, которое будет работать для всех. Если у вас есть члены команды, которые участвуют в нескольких командах, это может быть еще сложнее.

В следующих разделах мы представим шаги, которые повысят ваши шансы на успех в бизнесе и планировании личного времени, чтобы вы могли выполнять свою работу и иметь время для того, что вы хотите делать.

Шаг 1. Перечислите все свои задачи и поручения

Записывая свои задания и поручения, вы сможете подумать о том, что нужно сделать. Это полезное упражнение поможет вам убедиться, что ничего не упущено из виду.

Если какая-либо из ваших задач является частью более крупного проекта, который зависит от работы, выполняемой другими, вам следует проконсультироваться с ними, чтобы убедиться, что все записано. Убедитесь, что вы включили всех, кто будет вовлечен.

Консультируясь с командой и экспертами в предметной области, не забывайте о масштабах проекта. Вы не хотите включать какие-либо задачи, которые могут сорвать проект. Также полезно оценить ресурсы, которые вам потребуются для выполнения задач.

Шаг 2. Определите свои приоритеты

На этом этапе вам необходимо определить, какие задачи являются наиболее важными. Чтобы определить свои приоритеты, вы можете использовать следующие критерии, определенные в матрице Эйзенхауэра:

• Важные и срочные: Это задачи, которые выполняются немедленно и лично. Отступления от срока нет.
• Важные, но не срочные: Это задачи, которые вы обязались выполнить и у которых есть твердый срок, но их не нужно делать сегодня. По-прежнему важно запланировать время для выполнения этих задач, иначе они в конечном итоге будут перемещены в квадрант «Важно/Срочно».
• Неважно, но срочно: Обычно это задачи, которые необходимо выполнить немедленно, но не обязательно вам. Старайтесь делегировать как можно больше.
• Неважно и не срочно: Эти задачи можно определить как «занятую работу». Задачи такого типа имеют небольшую ценность или вообще не имеют ее, и их следует по возможности исключить.

Матрица Эйзенхауэра получена из цитаты, приписываемой президенту Дуайту Д. Эйзенхауэру: «То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко бывает важным».

Пример диаграммы матрицы Эйзенхауэра (щелкните изображение, чтобы изменить его онлайн)

Шаг 3. Оцените время, необходимое для выполнения каждой приоритетной задачи

Если вы работаете над проектом, в котором участвует команда, вы можете проконсультироваться с членами команды, чтобы определить, сколько времени потребуется для выполнения отдельных задач. Вы можете попробовать один из следующих методов оценки:

Экспертная оценка

Посоветуйтесь с людьми, знакомыми или имеющими опыт работы над аналогичной задачей. Их опыт может помочь вам определить разумные сроки для выполнения задачи.

Аналогичная оценка

Посмотрите на аналогичные прошлые проекты, чтобы оценить, сколько времени займет этот проект. Например, если вам потребовалось 30 минут для обновления информации на веб-странице, вы можете разумно предположить, что для обновления веб-страницы аналогичной длины потребуется 30 минут.

Параметрическая оценка

Эта стратегия похожа на аналогичную оценку, за исключением того, что она обеспечивает масштабируемость. Например, если вам требуется два часа, чтобы косить газон площадью один акр, вы можете оценить, что вам потребуется четыре часа, чтобы косить газон площадью два акра.

Оценка PERT

В этом методе для определения окончательной оценки используется средневзвешенное значение трех чисел: наиболее оптимистичный (O), наиболее пессимистичный (P) и наиболее вероятный (M). Оценка рассчитывается по следующей формуле: 

(O + P + 4 × M) / 6

Например, вы предполагаете, что выполнение задачи, скорее всего, займет 10 часов. Самая оптимистичная оценка, когда все идет как надо, — шесть часов. Самая пессимистичная оценка, когда все идет не так, — 20 часов. Если вы хотите, чтобы ваш расчет был больше связан с вашей наиболее вероятной оценкой, ваш расчет будет выглядеть следующим образом:

(6 + 20 + 4 x 10) / 6 = 66/6 = 11 часов

Используйте Lucidchart для создания PERT диаграмма, которая поможет вам определить ваши зависимости и минимальное время, необходимое для завершения проекта.

Пример диаграммы PERT (Щелкните изображение, чтобы изменить его онлайн)

Шаг 4: Запланируйте резервное время

В вашем расписании должно быть немного свободного места. У вас может возникнуть соблазн заполнить это пустое пространство дополнительными проектами. Будьте осторожны, чтобы не взять на себя больше, чем вы можете реально выдержать.

Всякое бывает, и вам нужно запланировать свободное пространство на случай непредвиденных и чрезвычайных ситуаций. Вы можете изначально не знать, сколько дополнительного времени вам потребуется запланировать, но опыт, консультации с другими и простые пробы и ошибки могут помочь вам определить, сколько времени нужно добавить. Чем более непредсказуем проект, тем больше времени на непредвиденные обстоятельства вам может понадобиться.

Когда вы научитесь более эффективно справляться с прерываниями, вам не нужно будет планировать столько времени на непредвиденные обстоятельства.

Шаг 5. Запланируйте свободное время

Если у вас осталось свободное время, это ваше свободное время или время, не отведенное для конкретной задачи или действия. Это личное время для чтения электронных писем, просмотра расписания, подготовки к встрече, работы над важными, но несрочными делами и так далее.

Шаг 6. Создайте визуальное представление своего расписания

При настройке расписания необходимо создать визуальное представление, такое как временная шкала или календарь. Использование визуального расписания позволяет быстро увидеть, что нужно сделать. Вы можете использовать цветовое кодирование, чтобы легко различать высокие и низкие приоритеты.

Важной частью создания календаря является частое обращение к нему. Если вы не просматриваете свой календарь часто, задачи могут быть забыты, а важная работа может остаться незавершенной.

Используйте Lucidspark для создания расписания на неделю, визуально работая на бесконечном холсте.

Пример диаграммы PERT (Щелкните изображение, чтобы изменить его онлайн)

Шаг 7: Проанализируйте свое расписание и деятельность

Вполне вероятно, что с первой попытки ваш график управления временем не будет идеальным. Графики меняются по мере развития проектов. Вам нужно часто просматривать и анализировать свой график, чтобы видеть, что работает, а что требует модификации.

Например, если вы обнаружите, что у вас недостаточно свободного времени, и вы продолжаете перемещать задачи в календарь на следующую неделю, вам нужно сделать шаг назад и просмотреть предыдущие шаги.

Все ли задачи, которые вы добавили, абсолютно необходимы? Является ли предполагаемое время, отведенное для выполнения задач, разумным? Есть ли другие сотрудники, которым можно делегировать задачи? Обеспечьте четкую связь при внесении изменений в расписание.

Если у вас по-прежнему недостаточно свободного времени, вам может потребоваться пересмотреть свою рабочую нагрузку, найти решения для автоматизации или передать часть работы на аутсорсинг.

Позвольте Lucidchart стать вашим партнером

Шаги, описанные в этой статье, не являются окончательными. Они представлены здесь исключительно в качестве ориентира. По мере того, как вы работаете над процессом управления временем, который имеет для вас смысл, обязательно работайте с Lucidchart для разработки ваших блок-схем, ментальных карт, расписаний и любого другого типа документации, которая может вам понадобиться. Доступ к документам Lucidchart можно получить из любой точки мира, что позволяет осуществлять совместную работу в режиме реального времени и межгрупповое планирование.

Посмотрите наши советы о том, как вы можете использовать Lucidchart, чтобы лучше управлять своим временем (и временем вашей команды).

Проверьте это

Начните строить диаграммы с Lucidchart сегодня — попробуйте бесплатно!

Зарегистрируйтесь бесплатно

Популярно сейчас

Как создать блок-схему в Документах GoogleКак создать карту пути клиентаЧто такое интеллектуальное построение диаграмм?

Подпишитесь, чтобы получать последние обновления и советы Lucidchart на ваш почтовый ящик раз в месяц.

Подпишитесь на нашу рассылку

О Lucidchart

Lucidchart — это интеллектуальное приложение для построения диаграмм, которое позволяет командам прояснять сложность, согласовывать свои идеи и быстрее строить будущее. С помощью этого интуитивно понятного облачного решения каждый может работать визуально и сотрудничать в режиме реального времени, создавая блок-схемы, макеты, диаграммы UML и многое другое.

Самая популярная онлайн-альтернатива Visio, Lucidchart, используется в более чем 180 странах миллионами пользователей, от менеджеров по продажам, планирующих целевые организации, до ИТ-директоров, визуализирующих свою сетевую инфраструктуру.

Как планировать свой день для оптимальной продуктивности

Ознакомьтесь с нашим полным руководством о том, как составить расписание, чтобы максимально эффективно использовать свой день.

Введение

У всех нас одни и те же двадцать четыре часа в сутки. Так почему же успешные люди так много успевают за свои двадцать четыре часа, в то время как другие с трудом выполняют задачи из основного списка дел?

Один из ответов — тайм-менеджмент. Многие люди не могут эффективно использовать свое время в течение дня. Но если это вы, не волнуйтесь. Используя советы по продуктивности, а также создавая и придерживаясь эффективного ежедневного расписания, вы можете делать больше и лучше каждый день.

Почему важно планировать свой день

Как планировать свой день

• Определите, почему
• Установите приоритеты
• Оцените, сколько времени займет задача
• Работайте умнее, а не усерднее
90 055

Типы методов планирования

• Создайте продуктивную утреннюю рутину
• Избегайте переключения задач
• Пакетные задачи
• Ожидайте неожиданного
• Эффективная технология
• Помните о бумаге
• Съешь лягушку
• Оцени и сделай выводы

Почему важно планировать свой день

Время — ограниченный ресурс для всех нас. Оставлять ограниченное количество дней и часов на волю случая — не ответственное управление ресурсами. Вместо этого используйте расписание и пожинайте плоды:

• Сокращение потерянного времени: если вы не включили в свой ежедневный график пункт «Потратить 2 часа на социальные сети и видеоигры», то использование этого графика позволит вам не тратить время на вещи, которые не стоят на повестке дня.
• Увеличение счастья: с этим согласна даже наука. Соблюдение расписания делает вас счастливее!
• Повышение производительности: вы успеваете больше, если следуете расписанию.
• Уменьшение стресса: планирование создает больше уверенности, что снижает стресс и улучшает здоровье. Беспроигрышный вариант!
• Облегчение совместной работы: каждый раз, когда вы работаете в команде, расписание позволяет вам оставаться на одной странице в одном месте в одно и то же время.

Как планировать свой день

Понятно, что планирование своего дня имеет большое значение. Тем не менее, вы не можете просто добавлять вещи в свой календарь Cute Kittens и надеяться на продуктивную жизнь.

Вместо этого вам нужна стратегия, позволяющая планировать продуктивность и эффективно выполнять важную работу. Вот несколько руководящих принципов, которые помогут вам составить расписание для эффективных дней.

1)    Определите, почему

Посмотрим правде в глаза. Не все, что мы делаем в течение дня, приносит удовольствие. Определенно есть задачи, которые мы просто не хотим делать. Мы можем положиться на мужество и решимость, но это может истощить энергию. Вместо этого найдите внутреннюю мотивацию, определив свое «почему».

У всех разные причины, но это смысл и цель всего, что мы делаем. Эта концепция была популяризирована Саймоном Синеком в его книге Start With Why . Синек демонстрирует, что «почему» может действительно мотивировать людей и компании для достижения своих целей.

Ваше «почему» должно быть больше, чем «Потому что я должен» или «Потому что кто-то сказал мне». Для человека, возможно, было бы обеспечить безопасную и счастливую жизнь для своих детей. Для бизнеса «почему» может выглядеть как «Помочь людям добиться успеха».

Тогда все, что вы делаете как человек или как компания, должно быть направлено на то, почему.

2)    Установить приоритеты

Есть буквально миллионы способов провести каждый день. И вы не можете сделать все. Без приоритетов вы можете обнаружить, что тратите время на задачи, которые ни к чему не приведут. А если вы руководитель группы или менеджер, вы хотите установить приоритеты для своей команды, чтобы они тоже знали, что важно.

Таким образом, вы должны выяснить, что вам действительно нужно сделать, чтобы достичь своих целей, служа своему «зачем». Во-первых, запишите все, что вы можете придумать. Затем исключите все, что не связано с вашим «почему». Затем расставьте приоритеты в порядке важности.

Иметь направление движения так же важно, как и двигаться. Путешествие без пункта назначения может быть интересным, но без цели, кто знает, где вы окажетесь.

3)    Оцените, сколько времени займет задача

После того, как вы выяснили, что вам нужно сделать, определите, сколько времени это займет. И мы не говорим о том, сколько времени это займет в стране фантазий. Вы должны знать, сколько времени вам действительно нужно, чтобы сделать это.

Одна из самых распространенных ошибок при составлении расписания — это неверная оценка того, сколько времени займет задача или проект. «Если вы переоцените или недооцените, сколько времени это на самом деле займет, вы, скорее всего, сорвете весь свой график. Хуже того, вы можете не уложиться в срок или потерять драгоценное время для себя и ключевых заинтересованных сторон, таких как сотрудники и клиенты».

Итак, вам нужно быть честным с самим собой и поощрять свою команду делать то же самое. Выделите неделю или две и отследите свое время. Сколько времени вам нужно, чтобы написать 1000 слов или ответить на электронные письма? Затем вы сможете реалистично планировать свое расписание, повышая свои шансы на успех.

4)    Работайте умнее, а не усерднее

Тим Феррис, автор 4-часовой рабочей недели , кое-что понял. В эпоху суеты иногда нам кажется, что мы должны идти, идти, идти все время. Но что, если бы мы использовали свое время таким образом, чтобы работать меньше? Тогда мы тоже что-нибудь придумаем.

Феррисс выступает за более разумную стратегию работы с использованием систем, которые делают «невозможным неправильное поведение». Тогда ему не придется полагаться на конечный ресурс силы воли. Таким образом, создание производственных систем является ключевым шагом для Ferriss.

Другие способы работать эффективнее включают в себя определение наиболее продуктивного времени дня и планирование основных задач на этот период времени. У многих из нас самый высокий уровень энергии утром. Однако, если вы настоящая ночная сова, не стесняйтесь использовать это время, чтобы сделать что-то.

Вы также должны быть стратегическими. Да, есть много способов достичь своей цели. Выбирая, какой путь выбрать, учитывайте риск и пользу того, что вы делаете. Вы можете обзвонить 100 человек и получить одно «да». Или вы можете позвонить нужным десяти людям с той же выгодой.

Типы методов планирования

Не существует универсального решения для создания наиболее продуктивного расписания. Но эти методы планирования могут помочь вам на вашем пути.

1)    Создайте продуктивную утреннюю рутину

Начните свой день правильно с утренней рутины, повышающей продуктивность.

По словам Хэла Элрода, автора книги «Чудесное утро », «то, как вы просыпаетесь каждый день, и ваш утренний распорядок (или его отсутствие) сильно влияет на ваш уровень успеха во всех сферах вашей жизни. Сосредоточенное, продуктивное, успешное утро порождает целенаправленные, продуктивные, успешные дни».

Элронд изменил свою жизнь, проснувшись в 5 утра, чтобы провести время в тишине, медитации, чтении и упражнениях. Это задало тон его дням, и он смог вырваться из-под сокрушительного долга и достичь нового уровня успеха.

Ваше идеальное утро может выглядеть не так, как у Элронда, но имеет смысл выделять время каждый день пораньше, чтобы определить курс на оставшуюся часть дня.

2)    Избегайте переключения задач

Многозадачность может показаться эффективной. В конце концов, вы делаете больше сразу, верно? Неправильный. На самом деле, хотя вы делаете больше сразу, на самом деле вы не делаете больше. Вы меньше успеваете.

На самом деле реальная стоимость многозадачности может составлять до 40% вашей производительности. Каждый раз, когда вы переключаетесь между задачами, вашему мозгу требуется время для переключения. Кроме того, люди более склонны к ошибкам при переключении задач. И чем сложнее задача, тем больше потери.

Итак, имеет смысл делать только одну вещь за раз. Это позволяет вам по-настоящему сосредоточиться на том, что вы делаете. Тогда вы сможете сделать это более эффективно.

Когда вы планируете свой день, по возможности избегайте переключения задач. Дайте себе достаточно времени для выполнения задач за один раз. О, а когда ты это делаешь? Не проверяйте свою электронную почту.

3)    Пакетные задачи и планирование блоков

Мы видели, как переключение задач может повлиять на производительность. Тем не менее, у всех нас есть более чем одно дело в день. Таким образом, вы можете свести к минимуму эффект переключения задач, группируя задачи и используя блочное планирование.

Вы можете определять «похожие задачи» разными способами. Но ключ в том, что задачи должны иметь объединяющую черту, которая делает их более эффективными при совместном выполнении. Подумайте о выполнении поручений. Имеет смысл побывать везде в определенном географическом месте.

Точно так же вы можете группировать задачи с точки зрения мышления, необходимого для их выполнения. Например, административные задачи требуют одного типа мышления, а творческие задачи, такие как написание сообщения в блоге или отладка кода, требуют совершенно другого. Но группируя задачи по мышлению, вы можете уменьшить влияние полного переключения передач.

Илон Маск классно использует пакетную обработку задач, чтобы быть уверенным, что он делает все для своего бизнеса и при этом проводит время со своей семьей. Пакетирование задач — это процесс планирования похожих задач вместе, чтобы вы могли выполнять их более эффективно.

4)    Ожидайте неожиданного

Вы не можете предсказать будущее, но можете быть уверены, что в какой-то момент произойдет что-то неожиданное. Вы не знаете, что это такое и когда оно придет, но оно там. И продуктивный график будет учитывать это.

Вероятно, это случилось с вами. Вы определили свое «почему» и определили свои приоритеты и задачи. Вы запланировали ключевые задачи на наиболее продуктивное время. Вы были продуктивной рок-звездой.

Затем внезапно возникает чрезвычайная ситуация. Вы отодвигаете все в сторону, чтобы решить эту неотложную задачу. Ваш эффективный график умирает мучительной смертью.

Это не обязательно должен быть срочный проект. Это может быть больной ребенок, который держит члена команды дома. Это может быть чрезвычайная ситуация с погодой, которая заставит всех оставаться дома. Это может быть неожиданный простой сервера, замедляющий всех. Мелочи могут убить продуктивность так же эффективно, как и большие вещи. И, честно говоря, они более распространены.

Точно так же, как умное управление денежными средствами иметь сберегательный фонд на случай чрезвычайных ситуаций, вы также должны иметь фонд на случай чрезвычайной ситуации время . Конечно, вы не можете накапливать время, но вы можете встроить временную подушку в свой график. Таким образом, когда произойдет неожиданное, вы будете готовы.

5)    Использование технологий

Технологии действительно хороши в планировании. В конце концов, на базовом уровне расписание — это просто электронная таблица. Но технология планирования может выйти за рамки простой сетки.

Такие инструменты, как календарь Google, помогают планировать повторяющиеся задачи, выделять задачи цветом, устанавливать напоминания и даже обмениваться календарями между командами. Все это повышает эффективность вашего графика. Кроме того, они не дают вам забыть о встрече с клиентом.

Однако вы можете делать гораздо больше. Используйте приложение для iPhone, чтобы получить доступ к своему календарю на ходу. Избавьтесь от телефонных звонков и электронных писем, чтобы планировать встречи, разрешив другим планировать встречи прямо в вашем календаре.

Возможности безграничны!

6)    Бумажные планировщики, буллет-журналы и списки дел

Несмотря на то, что технологии улучшают ваше планирование, не сбрасывайте со счетов ценность бумаги в этом цифровом мире. Бумажные планировщики, ежедневники, списки дел и другие аналогичные инструменты могут быть столь же полезными.

На самом деле, Lifeplanner Эрин Кондрен, лидер индустрии планировщиков, получил одобрение Good Housekeeping как инструмент повышения производительности. Ноутбуки, такие как Ryder XXX Bullet Journal, также становятся популярными инструментами повышения производительности.

Конечно, ничто не сравнится с хорошим старомодным списком дел, чтобы держать людей в курсе. Записывая вещи, вы избавляете себя от необходимости их запоминать. И награда за вычеркивание вещей из вашего списка может быть очень мотивирующей.

7)    Съешьте лягушку

По словам Марка Твена, «если ваша работа состоит в том, чтобы съесть лягушку, лучше всего делать это первым делом с утра. И если ваша работа состоит в том, чтобы съесть двух лягушек, лучше сначала съесть самую большую».

Используя эту логику, один из методов планирования состоит в том, чтобы ставить самые сложные и важные задачи на первое место. И если у вас есть более одной такой задачи, вы должны сделать более сложную перед более легкой.

Чтобы использовать этот метод, вы должны быть в состоянии определить свой основной приоритет на день. В конечном счете, приоритет должен быть единственным, поскольку мы не можем делать два дела одновременно. (См. Переключение между задачами!)

Более сложные задачи чаще всего вызывают прокрастинацию. Ведь большинству из нас совсем не хочется есть лягушку. Таким образом, выполняя их первым делом с утра, вы не будете откладывать их на весь день. Кроме того, как только они будут выполнены, у вас будет свободное время для выполнения более увлекательных заданий.

8)    Оценка и поворот

Планирование производительности может быть движущейся целью. И у вас может быть идеальный график, но так что найдите время, чтобы оценить результаты своих усилий. Являетесь ли вы и ваша команда действительно продуктивными людьми?

Вот несколько ключевых вопросов, которые следует задать себе и своей команде, чтобы оценить эффективность своего графика:

• Соблюдаете ли вы сроки?
• Верны ли оценки времени?
• Непредвиденные проблемы помешали срокам?
• Чувствовали ли вы давление часов?
• Наш график встреч сработал?

После того, как вы соберете свои данные, вы сможете принимать взвешенные решения о том, что делать дальше. Пропущенные сроки могут указывать на плохое планирование бюджета времени, проблему, которая легко решается в следующем месяце, спринте или квартале.